Waar moet je op letten bij het leasen van een koffiemachine?
Wanneer je een koffiemachine gaat leasen voor je horecazaak, zijn er verschillende factoren waar je rekening mee moet houden. Denk bijvoorbeeld aan het benodigde koffievolume, het type koffiemachine, de leaseconstructie en de serviceafspraken.
Door vooraf goed naar deze punten te kijken, voorkom je dat je een machine kiest die niet goed aansluit bij de capaciteit, het concept of de kostenstructuur van je zaak.
1. Bepaal het benodigde koffievolume
Analyseer als eerste hoeveel kopjes koffie er gemiddeld per dag worden verkocht. Dit bepaalt welke capaciteit en welk type machine geschikt is voor je horecazaak.
Het is belangrijk om niet alleen naar het gemiddelde te kijken. Piekmomenten spelen namelijk een grote rol in de horeca. Denk aan ontbijt, lunch of drukke weekenddagen.
Een machine moet tijdens deze momenten meerdere kopjes snel achter elkaar kunnen zetten zonder dat de kwaliteit van de espresso of melkdranken achteruitgaat.
2. Kies het juiste type koffiemachine
Bepaal welk type koffiemachine het beste past bij het concept en de gewenste koffiekwaliteit. In de horeca wordt meestal gekozen tussen een pistonmachine of een volautomatische koffiemachine.
Een pistonmachine geeft maximale controle over de extractie van espresso. Hierdoor kan een barista de maling, doorlooptijd en smaak nauwkeurig afstellen. Dit type machine wordt vaak gebruikt in koffiebars en restaurants waar koffie een belangrijk onderdeel van de ervaring is.
Een volautomatische machine is eenvoudiger in gebruik en kan met één druk op de knop verschillende koffiespecialiteiten bereiden. Hierdoor is het een populaire keuze in hotels, lunchzaken en locaties waar snelheid en gebruiksgemak belangrijk zijn.
3. Vergelijk leasevormen en koffiecontracten
Bekijk goed hoe de leaseconstructie is opgebouwd. In veel gevallen kan een koffiemachine los worden geleased, maar er bestaan ook concepten waarbij de machine gekoppeld is aan een koffiecontract.
Bij zo’n totaalconcept levert de leverancier vaak de koffiemachine, koffiebonen, service en onderhoud in één overeenkomst. Dit kan financieel aantrekkelijk lijken omdat de maandelijkse kosten lager zijn of de machine zelfs zonder hoge investering wordt geplaatst.
Daar staat tegenover dat er meestal een minimale koffieafname geldt. Dit wordt ook wel een koffiequotum genoemd. De ondernemer zit dan voor de looptijd van het contract vast aan een bepaald koffiemerk en een afgesproken volume.
4. Controleer service en onderhoud in het contract
Controleer altijd welke service en onderhoudsafspraken onderdeel zijn van het leasecontract. In de horeca wordt een koffiemachine intensief gebruikt, waardoor regelmatig onderhoud noodzakelijk is.
Veel leveranciers bieden periodiek onderhoud van koffiemachines aan waarbij onderdelen worden gecontroleerd en vervangen. Daarnaast is een snelle storingsdienst belangrijk.
Wanneer een koffiemachine uitvalt kan dit direct invloed hebben op de omzet en de gastbeleving. Sommige leveranciers bieden daarom 24-uurs service of tijdelijke vervangmachines.
5. Bereken de totale kosten per kop koffie
Kijk verder dan alleen het maandelijkse leasebedrag. De werkelijke kosten van koffie in de horeca worden vaak berekend per kop koffie.
Naast de leasekosten bij het huren van een koffiemachine in de horeca spelen ook andere factoren een rol. Denk aan de prijs van koffiebonen, melk, reinigingsmiddelen, waterfilters en energieverbruik. Bij sommige leasecontracten zijn bepaalde kosten inbegrepen, terwijl andere kosten apart worden doorberekend.
Door alle kosten mee te nemen ontstaat een realistischer beeld van de totale investering. Dit maakt het makkelijker om verschillende aanbieders en leaseconstructies eerlijk met elkaar te vergelijken.
Voordelen leasen espressomachine horeca
Het leasen van een espressomachine kan voor sommige horecaondernemers aantrekkelijk zijn. Je hoeft geen grote investering te doen, service en onderhoud zijn vaak inbegrepen en je kunt relatief eenvoudig upgraden naar een grotere machine wanneer je koffieverkoop groeit.
1. Geen hoge aanschafkosten
Eén van de meest voor de hand liggende voordelen van het leasen van een koffiemachine in de horeca is natuurlijk het omzeilen van een grote uitgave. Een goede (nieuwe) espressomachine kan je al snel duizenden euro’s kosten.
Dit kun je omzeilen met een leasecontract voor je machine. Net zoals bij het leasen van een auto, hoef je bij het leasen van een espressomachine voor jouw horeca géén hoge aanschafkosten te betalen.
Een andere manier om de hoge aanschafwaarde te omzeilen is; het aanschaffen van een tweedehands koffiemachine. Deze zijn vaak de helft goedkoper dan een nieuwe machine. Het grote voordeel van een tweedehands, ten opzichte van een leasecontract, is dat de machine daadwerkelijk van jou is.
2. Geen garantie op rommel
Een espressomachine lease je vaak bij een bedrijf dat veel ervaring heeft in de koffiewereld. Deze leveranciers werken meestal met bekende merken en goede koffiemachines voor de horeca.
Het grote voordeel hiervan is dat de machines vaak van goede kwaliteit zijn én dat ze afgesteld worden op jouw gebruik. De leverancier kijkt bijvoorbeeld naar hoeveel koffie je per dag verkoopt en hoeveel groepen je nodig hebt. Hierdoor krijg je een machine die past bij jouw zaak en je koffieverkoop.
Daarnaast helpen veel leveranciers ook met het afstellen van de koffiemolen en de juiste extractie van de koffie. Dit zorgt ervoor dat de smaak van jouw espresso constant blijft.
3. Upgraden is altijd mogelijk
Gaat jouw horecazaak ineens als een speer? Dan kun je jouw espressomachine vaak omruilen voor een grotere of krachtigere machine. Bijvoorbeeld wanneer je meer groepen nodig hebt of wanneer je overstapt naar een machine met meer capaciteit.
Op deze manier hoef jij geen compleet nieuwe machine te kopen. Dit is vooral handig wanneer jouw zaak groeit en je meer koffie begint te verkopen. Met een upgrade kun je jouw koffiesysteem aanpassen zonder een nieuwe grote investering te doen.
Maar let wel op, je kunt vaak alleen upgraden van machine. Het gaan naar een kleiner contract is vaak moeilijk te realiseren en vaak niet mogelijk zonder betaling.
Nadelen leasen koffie- of espressomachine horeca
Hoewel het leasen van een koffiemachine in de horeca verschillende voordelen heeft, zijn er ook een aantal nadelen waar je rekening mee moet houden.
Zo zit je meestal vast aan een contract, ben je geen eigenaar van de machine en kunnen de totale kosten over de looptijd hoger uitvallen dan bij een directe aanschaf. Het is daarom belangrijk om de voorwaarden van een leasecontract goed te bekijken.
1. Geld lenen kost écht geld
Het leasen van een koffiemachine in de horeca of andere apparatuur zoals een professionele koffiemolen in de horeca gaat vanzelfsprekend samen met een contract. Deze contracten hebben een minimale looptijd.
Dit kan variëren van 12 maanden tot 48 maanden. Alhoewel het leasen van een koffiemachine of koffiemolen, voor jouw horecazaak, geen hoge aanschafkosten heeft, betaal je dit gedurende de looptijd zeker wel terug.
Ook betaal je vaak nog eens extra om de risico’s en kosten voor de leasemaatschappij te dekken. Wordt jou beloofd dat er geen extra kosten aan verbonden zijn? Dan zit er vaak een ander addertje onder het gras. Lees je dus goed in, want: “geld lenen kost geld”.
2. Je bent geen eigenaar van de koffiemachine
Nog een nadeel van het leasen van een espressomachine voor jouw horeca is dat je geen eigenaar bent van de machine. De koffiemachine blijft namelijk eigendom van de leasemaatschappij zolang het contract loopt. Jij betaalt dus voor het gebruik van de machine, niet voor het bezit.
Wanneer de looptijd van jouw contract is afgelopen krijg je de machine niet automatisch cadeau. In veel gevallen moet je de machine teruggeven of een nieuw contract afsluiten. Sommige leasecontracten bieden wel de mogelijkheid om de machine over te nemen na afloop van het contract.
Deze kun je vaak tegen een gunstige prijs overkopen, maar dit is zeker niet gratis. De uiteindelijke overnameprijs verschilt per contract en leverancier. Hierdoor kan het zijn dat je alsnog een extra bedrag moet betalen om de machine definitief in bezit te krijgen.
Je kunt de machine dus ook nooit tussentijds doorverkopen om nog wat extra te verdienen voor een nieuwe espressomachine. Dat maakt leasen minder flexibel dan het kopen van een eigen machine.
3. Contracten zijn vaak lastig tussentijds op te zeggen
Een ander belangrijk nadeel van het leasen van een koffie- of espressomachine in de horeca is dat je vastzit aan een contract. In veel gevallen kun je dit contract niet zomaar tussentijds opzeggen. Zeker niet wanneer je nog midden in de afgesproken looptijd zit.
Wanneer jouw horecazaak bijvoorbeeld minder goed gaat draaien, of wanneer je wilt overstappen naar een andere koffieleverancier, kan dit lastig zijn. De meeste leasecontracten bevatten namelijk voorwaarden waarbij je een afkoopsom moet betalen wanneer je eerder wilt stoppen.
Deze afkoopsom kan behoorlijk oplopen. Soms moet je zelfs een groot deel van de resterende maanden alsnog betalen. Hierdoor kan het financieel ongunstig zijn om vroegtijdig van het contract af te komen.
Daarom is het verstandig om vooraf goed naar de voorwaarden van het leasecontract te kijken. Let vooral op de looptijd, de opzegvoorwaarden en eventuele boetes bij vroegtijdige beëindiging. Zo voorkom je dat je later vastzit aan een contract dat niet meer bij jouw situatie past.
Wat zijn de kosten van een koffiemachine leasen in de horeca?
De kosten voor het leasen van een koffiemachine in de horeca liggen meestal tussen €80 en €400 per maand, afhankelijk van het type machine, de capaciteit en het servicepakket.
Voor het leasen van een kleine volautomatische koffiemachine in de horeca betaal je vaak tussen €80 en €200 per maand, terwijl een professionele pistonmachine meestal tussen €150 en €400 per maand kost.
Grote of high-end espressomachines leasen met meerdere groepen en uitgebreide servicecontracten kunnen oplopen tot €400 tot €800 per maand.
Om een beter beeld te krijgen van de kosten, hieronder een globale indicatie van de meest voorkomende leaseprijzen in de horeca:
- Kleine volautomatische koffiemachine: €80 – €200 per maand
- Professionele volautomaat voor drukke horeca: €150 – €300 per maand
- Pistonmachine met 2 groepen: €150 – €350 per maand
- Pistonmachine met 3 of 4 groepen: €300 – €800 per maand
Welke factoren spelen een rol bij de leaseprijs?
De exacte kosten van een professionele koffiemachine hangen af van verschillende factoren. Allereerst speelt het type koffiemachine een grote rol. Een eenvoudige volautomaat die vooral espresso en cappuccino zet is meestal goedkoper dan een professionele pistonmachine met meerdere groepen.
Ook de capaciteit van de machine heeft invloed. Horecazaken die honderden kopjes per dag verkopen hebben vaak krachtigere machines nodig, wat de maandelijkse leaseprijs verhoogt.
Daarnaast bepaalt de looptijd van het leasecontract een groot deel van de prijs. Bij een langere looptijd, bijvoorbeeld 48 of 60 maanden, zijn de maandelijkse kosten meestal lager. Kortere contracten hebben vaak een hogere maandprijs omdat de leverancier de investering sneller moet terugverdienen.
Veel leveranciers bieden ook een totaalconcept met koffiecontract aan. Hierbij zijn de koffiemachine, onderhoud, service en koffiebonen onderdeel van één overeenkomst. De maandelijkse leaseprijs kan daardoor lager lijken, maar vaak zit er een minimale afname van koffiebonen aan vast. De totale kosten worden dan deels verwerkt in de prijs van de koffie.
Tot slot spelen ook extra onderdelen en service een rol in de uiteindelijke prijs. Denk aan een professionele koffiemolen, waterfilters, periodiek onderhoud of een storingsdienst. In sommige leasecontracten zijn deze kosten inbegrepen, terwijl andere leveranciers deze apart berekenen.
